チャットボットはチャットとロボットを合わせた造語で、パターンマッチ型や人工知能型など様々な種類がある、自動会話プログラムのことを言います。導入することで、人件費の削減や検索ニーズとのマッチングができるなどが挙げられ、導入している企業が多くなってきているのが特徴です。一般的には社外向けというイメージがありますが、社内向けでも活用することができます。企業での社内問い合わせに対応するといえば経理や総務、人事などのいわゆる管理部門です。

これらの部署には社内の様々な部署から質問が来ますが、その内容はマニュアルに載っているような問い合わせがほとんどと言えるでしょう。日々、業務に追われている管理部門。このような社内問い合わせに時間をとられてしまうと効率が下がり仕事も思うように進まなくなってしまいます。そこで活躍するのがチャットボットです。

問い合わせが多い内容とそれに関する回答をチャットボットに組み込めば自動で回答してくれるようになります。これによって、質問する相手は自己解決することができ、いちいち他部署に問い合わせず自己にて解決するという意識改革にもつながります。読みこむのに時間がかかるマニュアルやFAQと比較しても検索することが簡単なため、質問者もいち早く問題解決することができるので利用者にとってもメリットが大きいのが特徴です。導入することで、様々な部署にとってメリットが増え、特に、質問を受けることの多い管理部門に関しては、問い合わせによる業務負担が削られることで、作業効率をあげることできるようになるでしょう。

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