チャットボットとはチャット上でされた質問に対してテキストや音声で回答をするプログラムの事を指していて、AIが搭載されたものまであって、人に近い対応も可能です。AIが非搭載のタイプでは単語ごとに返答を設定しているので、文章の中の単語を拾って関連する返答を返していきます。AIが搭載されているものではより文章全体の意味を理解して、人が対応しているかのような返答ができます。さらに質問を受けるたびにデータを蓄積していって、より適切な回答ができるように自己学習していくので、使用していく中でよりクオリティが高まっていきます。

チャットボットは顧客や取引先など外部から問い合わせにも使用されますが、社内での活用もされます。社内で総務などに各部署から問い合わせが入ることがありますが、これにマンパワーで応対しているとかなりの負担になります。企業としてはその分だけ人員を確保しないといけないので、人件費がかさんでいきます。そこでチャットボットを社内用に導入すると、質問に対応する人員を削減できるのでコストの削減に繋げられます。

社内からの業務に対する問い合わせをチャットボットで対応する事で、どの部署からどのような質問が良く来るのかデータとして統計を取れます。それを使って最適なマニュアル集などを作ったり、効率の良い業務のオペレーションを構築できます。さらにチャットボットならば24時間対応できるので、部署ごとに時差出勤するフレックスタイム制度にも対応可能です。

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